(*) Marcelo Becher
A gestão de processos engloba uma variedade de métodos utilizados para analisar, aprimorar e automatizar processos de negócios. Essas ações visam permitir que uma organização alcance seus objetivos estratégicos de longo prazo, garantindo que ela permaneça no caminho certo.
Essa abordagem foca principalmente nos resultados dos procedimentos, e não nas tarefas em si. Ela determina que equipes e organizações devem buscar constantemente maneiras de se tornarem mais eficientes e eficazes, aprimorando seus processos.
Os principais objetivos da gestão de processos geralmente incluem:
- Padronizar processos para facilitar o treinamento e a gestão da qualidade.
- Pesquisar novas tecnologias
- Alinhar os procedimentos com a visão e os valores da empresa.
- Realizar análise de riscos para mitigar vulnerabilidades.
- Monitore as métricas do processo para medir a eficiência.
- Automatize tarefas repetitivas ou simples.
Leia nosso artigo para saber mais sobre o que é Gestão de Processos de Negócio (BPM), a importância da gestão de processos e como usar essa estrutura para resolver problemas em sua empresa.
O que é Gestão de Processos de Negócio?
A Gestão de Processos de Negócio (BPM) é uma versão estruturada e mais abrangente da gestão de processos, mas compartilha os mesmos objetivos e técnicas . A BPM exige que você analise todo o processo de ponta a ponta, diferenciando-se da simples gestão de tarefas.
Outro ponto a destacar é que a Gestão de Processos de Negócio se concentra especificamente em processos que podem ser repetidos. As organizações podem usar esse método para reestruturar continuamente seus procedimentos em busca de maior eficiência e custos mais baixos.
Este não é exatamente um conceito novo, já que técnicas como Seis Sigma e Manufatura Enxuta são exemplos de metodologias de BPM (Gestão de Processos de Negócio). Em outras palavras, sua empresa pode incorporar análises de dados avançadas, monitoramento de atividades e avaliações de gestão para criar um conjunto de ferramentas de gestão de processos. Por meio dele, você pode coordenar funcionários, sistemas e informações para atingir seus objetivos.
Existem três tipos principais de BPM:
BPM centrado na integração. Concentra-se em processos que não exigem grande intervenção humana. Baseia-se em APIs ou mecanismos que integram dados entre diferentes sistemas, como gestão de recursos humanos (RH) ou gestão de relacionamento com o cliente (CRM).
BPM centrado no ser humano. Concentra-se em procedimentos que exigem envolvimento humano, geralmente na forma de aprovação. Permite que as equipes atribuam tarefas a funcionários de diferentes funções, facilitando a definição de quem é o responsável.
BPM centrado em documentos. Este modelo lida com um documento específico, como um contrato. Considere o caso de uma empresa que compra um produto ou serviço: essa transação precisa passar por diferentes formulários e rodadas de aprovação antes que um acordo seja firmado.
Importância da gestão de processos
Toda organização precisa de processos para operar. Isso se aplica a algo tão simples quanto comprar a mesma matéria-prima de sempre, ou a algo tão complexo quanto desenvolver um novo produto que será lançado no mercado.
Sem um sistema eficiente para gerenciá-los, sua empresa pode acabar sofrendo com a perda de eficiência e até mesmo com a queda nos lucros. É o gerenciamento de processos que permite que todas as suas operações continuem funcionando no ritmo desejado.
A implementação sistemática dos procedimentos da sua empresa garantirá que seus funcionários gastem menos tempo em tarefas repetitivas e cometam menos erros devido à ineficiência humana.
Uma boa gestão de processos também reduz a probabilidade de perda de dados ou de uma tarefa não ser executada durante um procedimento operacional padrão. Um bom BPM garante que os recursos da sua organização sejam utilizados corretamente, tornando-a mais eficiente.
Como resolver problemas na gestão de processos
A gestão de processos é frequentemente mal compreendida ou excessivamente focada no operacional. Muitas iniciativas se limitam a documentar fluxos de trabalho ou automatizar tarefas. Isso resulta em problemas contínuos que impactam sua organização e seus clientes.
Vamos então falar sobre os principais problemas na gestão de processos e como resolvê-los. O objetivo é gerar valor, incentivar a colaboração interfuncional, melhorar os resultados e proporcionar uma experiência satisfatória aos clientes .
Falta de controle na gestão de processos
Um processo sem um responsável cria problemas para a empresa. Afinal, não haverá a quem recorrer em caso de falha.
É crucial mapear corretamente os candidatos, definindo uma pessoa responsável que conheça e domine o processo. Essa pessoa deve monitorar o andamento do procedimento, ter poder de decisão, revisar prazos, realocar atividades e propor alterações no fluxo quando necessário.
Falta de troca de conhecimento
Aplicar a gestão do conhecimento aos problemas do dia a dia é essencial para melhorar a eficiência dos processos. Sem ela, a resolução de problemas torna-se mais complexa.
A gestão do conhecimento aumenta a capacidade de resolução de problemas e promove a melhoria contínua, contribuindo para a excelência nos processos de negócio.
É crucial padronizar o processo de compartilhamento de conhecimento e incentivar os funcionários a segui-lo. Investir em tecnologia que combine ferramentas de gestão de processos e gestão do conhecimento em uma plataforma integrada facilita todo o processo.
Falta de engajamento dos funcionários
O sucesso de uma organização depende do engajamento dos funcionários. Quando os funcionários percebem que seus esforços contribuem para os resultados da empresa, eles acabam trabalhando com mais dedicação e qualidade.
Isso reduz o incômodo e as despesas desnecessárias, além de aumentar a satisfação do cliente. A falta de engajamento compromete esse ambiente positivo.
Para resolver isso, é crucial alinhar líderes e funcionários. Eles precisam estar cientes das estratégias de negócios e entender a direção da organização.
Os membros da equipe precisam ter clareza sobre seus objetivos e as atividades necessárias para alcançar os resultados. Devem receber feedback e apoio para resolver problemas. A empresa deve investir em treinamento para aprimorar e desenvolver novas habilidades nos funcionários.
Como criar uma gestão de processos eficiente
Essa metodologia exige que você utilize diferentes ferramentas e técnicas para identificar, analisar e aprimorar os procedimentos atuais da sua organização. Isso significa que você precisará analisar seu fluxo de trabalho atual e identificar áreas onde melhorias podem ser feitas .
Depois disso, você precisa promover essas mudanças, garantindo a otimização constante desse processo. Você também precisa criar documentação para registrar esse procedimento e garantir que todos os seus colegas entendam as etapas necessárias para executá-lo.
Feita essa introdução, vamos falar sobre o que é necessário para criar uma gestão de processos eficiente:
Avalie os objetivos da sua empresa.
Comece por analisar os principais objetivos da sua empresa em grande escala. Em seguida, pense em como pode alinhar os seus processos com esses objetivos.
Ao definir uma direção clara, você pode criar uma gestão de recursos melhor e mais eficiente. Este primeiro passo também permite que você converse com seus funcionários para ajudá-los a entender suas expectativas e para onde sua empresa deve se direcionar.
Isso aumenta o engajamento da sua equipe e a eficácia das suas iniciativas.
Elabore seu gerenciamento de processos
Agora que você analisou seus objetivos de grande escala, o próximo passo é projetar um modelo de gestão para o seu processo. Para isso, considere como o seu processo pode ser monitorado e avaliado para que continue a operar de forma eficiente e sem problemas.
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Neste ponto, você deve buscar compreender melhor o que é necessário para concluir um determinado processo e quais recursos ele exige. Portanto, este é o momento de determinar os papéis das pessoas envolvidas, as ferramentas que serão utilizadas e os sistemas necessários para a tarefa.
Além disso, crie um roteiro para executar o processo e identifique onde estão os gargalos e as ineficiências.
Implementar o processo
Com um bom planejamento, você pode executar o processo com mais eficiência. Crie documentação para que todos os envolvidos estejam cientes do procedimento padrão.
É importante deixar claro o que se espera de cada pessoa e como cada uma pode desempenhar as tarefas sob sua responsabilidade. Para isso, é necessário treinar a equipe na execução deste projeto.
É importante também realizar testes para garantir que o processo funcione conforme o esperado, bem como para verificar se cada etapa do processo é viável e prática.
Monitorar e avaliar o processo
Uma vez que o procedimento esteja implementado, você deve monitorá-lo e avaliar o que está correto e o que está incorreto. Idealmente, sua equipe realizará validações frequentes para garantir que tudo funcione conforme o esperado.
Dependendo do resultado, pode ser necessário alterar o fluxo de trabalho atual para otimizar o processo. Isso pode incluir a implementação de novas tecnologias, a alteração de procedimentos ou recursos, ou a criação de novos processos de suporte.
Assim que o período de revisão terminar, comunique a alteração a todas as partes interessadas. Isso garante que todos estejam alinhados em relação aos procedimentos.
Conclusão
A gestão de processos não é apenas uma questão operacional, mas uma ferramenta estratégica essencial para alcançar eficiência, reduzir custos e melhorar a satisfação do cliente . Empresas que adotam uma abordagem proativa para otimizar seus processos garantem que suas operações sejam ágeis, escaláveis e alinhadas com seus objetivos de longo prazo.
Além disso, ao investir em tecnologias que automatizam tarefas e promovem uma cultura de melhoria contínua, as organizações podem se adaptar rapidamente às mudanças do mercado e se destacar em um cenário competitivo.
Portanto, implementar uma gestão de processos eficiente deixou de ser uma opção e tornou-se uma necessidade para qualquer empresa que busque crescimento sustentável e resultados consistentes.
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Por que você pode confiar neste artigo?
(*)Marcelo Becher – Especialista em Gestão Estratégica pela PUC-PR. Analista de negócios e de mercado na SoftExpert, fornecedora de software para automação, melhoria, gestão de conformidade e governança corporativa de processos de negócios em toda a empresa.
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