Você já se deparou com um problema recorrente e pensou: “Por que isso continua acontecendo?” A metodologia dos 5 Porquês ajuda você a chegar à raiz do problema — de uma forma simples, direta e eficaz, fazendo apenas uma pergunta: por quê?
O que é o método dos 5 Porquês?
Ao se deparar com um problema, é comum tentar resolvê-lo observando seus sintomas. Isso é algo instintivo. No entanto, esse tipo de abordagem tem um efeito parcial ou temporário. Além disso, sem tratar a causa raiz, o problema pode reaparecer – o que é conhecido como recidiva.
Para lidar com isso, Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota, criou a metodologia na década de 70, detalhada em seu livro Sistema de Produção Toyota (TPS). Além dos 5 Porquês, Taiichi também inventou o pensamento enxuto e o kanban.
Em sua abordagem, Taiichi criou uma maneira de resolver problemas internos de forma eficiente e simples. Essas características tornaram a técnica dos 5 Porquês tão popular. É por isso que muitas pessoas ainda acreditam que essa é uma ferramenta exclusiva da indústria automotiva.
No entanto, essa estratégia funciona em empresas de qualquer porte ou segmento. O importante é que existe a necessidade de resolver problemas e implementar ações corretivas de forma rápida e fácil.
Como aplicar a teoria dos 5 porquês?
A aplicação dos 5 porquês é bastante simples: ao identificar um problema, você se pergunta “por quê?” cinco vezes, até chegar à causa do problema. É importante esclarecer que “cinco” é apenas um número sugerido pelo método.
Haverá casos em que será necessário ir além das cinco perguntas, assim como haverá situações em que a causa principal do problema surgirá antes do quinto “porquê”.
Qual é o passo a passo para usar a técnica dos 5 Porquês?
Monte uma equipe qualificada: Uma pessoa sozinha não consegue resolver tudo. Conte com uma equipe que conheça bem o processo e os detalhes do problema a ser corrigido. Essa equipe deve ter um facilitador, que orientará os demais participantes e ajudará a manter o foco na identificação das causas do problema analisado.
Descreva o problema com clareza: Para isso, utilize documentos, registros, e-mails e outros itens úteis, observando tudo o que acontece. Dessa forma, todos estarão focados na questão e nenhum detalhe passará despercebido.
Pergunte: “Por que esse problema ocorreu?” Evite responder a essa pergunta com suposições ou hipóteses. Certifique-se de que cada resposta seja baseada em evidências concretas e em fatos ou dados.
Continue perguntando “por quê?” até chegar à causa raiz: Lembre-se de que cinco é apenas uma referência. Em certos problemas, você precisará repetir a pergunta mais vezes, enquanto em outros , conseguirá determinar a causa raiz antes disso.
Defina ações corretivas, atribua responsabilidades e monitore os resultados: Outro ponto que costuma causar confusão é saber o momento certo para encerrar as perguntas e finalizar a análise. Isso geralmente ocorre quando a pergunta é feita e uma resposta não é obtida com base em evidências.
Uma vez identificada a causa raiz do problema, a equipe deve definir quais ações serão tomadas para corrigi-lo e evitar que ele se repita.
Qual é um exemplo claro da utilização dos 5 Porquês?
Você já conhece o conceito por trás do funcionamento dos 5 Porquês. Para ajudá-lo a colocá-lo em prática, preparamos um exemplo ilustrativo da aplicação dessa ferramenta.
Exemplo de aplicação dos 5 Porquês:
Problema a ser analisado: Algumas peças estão pintadas de forma incompleta.
- Motivo 1: A cabine de pintura foi desligada no meio do processo.
- Motivo 2: Faltava eletricidade.
- Por que 3: O disjuntor acabou desarmando.
- Por que 4: A fiação do disjuntor derreteu e causou um curto-circuito.
- Por que a nota 5: A fiação instalada no disjuntor era inadequada e de má qualidade.
Essa é a causa principal!
Como validar usando lógica reversa? Pense da seguinte forma:
- A cablagem elétrica era inadequada;
- Isso causou superaquecimento;
- O sobreaquecimento fez com que a cobertura de plástico derretesse e entrasse em curto-circuito;
- O curto-circuito acionou o disjuntor e interrompeu o funcionamento da cabine;
Isso significava que o processo de pintura não havia sido concluído.
O que fazer após identificar a causa raiz?
Identificada a causa raiz, a equipe deve discutir e definir quais ações serão implementadas para evitar que o problema se repita. Seguindo o exemplo acima, uma medida apropriada seria substituir a fiação elétrica por uma que atenda às recomendações do fabricante da cabine de pintura.
A equipe responsável pela manutenção dos equipamentos deve monitorar a implementação dessas ações corretivas e avaliar se elas foram eficazes e se realmente eliminaram a causa do problema.
E se o problema persistir?
Se a causa raiz persistir mesmo após a análise e implementação de medidas corretivas, repita o método dos 5 Porquês. Essa persistência indica que a verdadeira razão do problema ainda não foi identificada e resolvida corretamente – e que isso precisa ser feito.
Qual a melhor maneira de usar a técnica dos 5 Porquês?
Além de compreender o processo de aplicação dos 5 porquês, é também necessário seguir as boas práticas para garantir que a metodologia seja utilizada da melhor forma.
- Descreva o problema claramente
Primeiramente, reúna a equipe responsável por identificar a causa do problema e descreva-a da forma mais precisa possível. Seja o mais objetivo e conciso possível para aumentar a clareza, a eficiência e a simplicidade do processo.
- Documente todo o processo cuidadosamente.
Como você já deve ter percebido, registrar as etapas e anotar as decisões e tarefas é essencial. Isso evita falhas, traz transparência e agiliza todo o processo. Também otimiza a comunicação para todos os envolvidos — principalmente quando feito por meio de um software de gestão da qualidade.
- Planeje as soluções e implemente-as corretamente.
Não se esqueça: encontrar a causa de um problema não basta, é essencial definir soluções para ele. Juntamente com toda a equipe, entendam o que corrigirá o problema e evitará que ele se repita. Além disso, registrem tudo e definam os responsáveis por cada ação.
A metodologia 5W2H e os modelos de planos de ação podem ser ótimos aliados para facilitar todo esse processo.
- Criar formas de monitorar os resultados e avaliar as medidas adotadas.
Os processos e atividades de uma empresa estão em constante mudança. Da mesma forma, quaisquer problemas (e suas causas raízes) também podem mudar. Portanto, crie maneiras de medir a eficiência das soluções adotadas e revise tudo isso sempre que um elemento relacionado a elas for alterado.
- Saiba quando parar
Por fim, algo que pode parecer simples, mas é muito importante: saiba quando parar. Atividades complexas têm vários elementos interligados. Assim, um problema que parecia simples a princípio pode, na verdade, ser sintoma de algo mais profundo.
Portanto, mantenha o foco e sempre tente entender o que, objetivamente, está causando essa situação — e o que pode ser, na verdade, um novo problema.
Em resumo: Por que usar os 5 Porquês?
A metodologia dos 5 Porquês é uma ferramenta simples, de baixo custo e altamente eficaz para empresas que desejam resolver problemas de forma estruturada — abordando a causa, e não apenas os sintomas.
Ao combinar uma equipe qualificada que conhece o método e seus processos claros e organizados, você terá uma ferramenta poderosa para identificar e resolver falhas.
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Por que você pode confiar neste artigo?
(*) Marcelo Becher –Especialista em Gestão Estratégica pela PUC-PR. Analista de negócios e de mercado na SoftExpert, fornecedora de software para automação, melhoria, gestão de conformidade e governança corporativa de processos de negócios em toda a empresa.
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