Há cerca de 30 anos as equipes técnicas comandada por Sérgio Bezerra Mendes, hoje na SBMTEC Transformação Digital, vem implantando e dando suporte a clientes que usam as soluções da gigante tecnológica SoftExpert. As soluções de apoio à gestão de negócios contemplam processos, serviços, compliance, gestão da qualidade e muito mais.

São 16 soluções disponíveis que podem ser personalizadas e, ainda, módulos que podem ser implantados complementando as demandas organizacionais. Empresas e indústrias de diferentes setores utilizam e crescem com as soluções SE Suite que tem na SBMTEC uma equipe qualificada e treinada para implantar os sistemas e acompanhar a evolução de seus clientes em todo o Brasil.

Com o SE Suite  empresas de médio e grande porte podem centralizar todos os processos, documentos e riscos em um software de gestão empresarial global. Desta forma clientes como Hospital Santa Rita que atende à Região Metropolitana de Belo Horizonte com as principais certificações da área de saúde, VIXPar marca corporativa do Grupo Águia Branca que integra negócios de logística, gestão e terceirização de frotas e mobilidad e  BELFAR referência no setor farmacêutico brasileiro, atuando na produção de medicamentos específicos, fitoterápicos, similares e genéricos simplificam suas operações, aumentam a produtividade e estão sempre preparados para auditorias.

Conheça os casos de sucesso três casos de sucesso:

 Hospital Santa Rita: Controle de dados e gerenciamento de processos

Com o objetivo de promover o aprimoramento contínuo dos serviços realizados pela instituição que tem como premissa a segurança dos pacientes e a promoção de uma melhor experiência dos clientes, acompanhantes e colaboradores, o Hospital buscava uma solução que permitisse controle de dados e gerenciamento dos processos de Qualidade de ponta a ponta, conduzindo a melhoria contínua das atividades e consequentemente dos resultados organizacionais, com a diminuição do uso de planilhas e registros manuais, que geram retrabalho e excesso de tempo para elaboração.

 Automação de gestão de documentos

Por meio da Solução SoftExpert Suite, a instituição automatizou a gestão de documentos, processos, riscos, auditorias, treinamentos e, consequentemente, o monitoramento de performance e resultados operacionais, táticos e estratégicos. Atualmente, aproximadamente 800 colaboradores e parceiros de todos os 52 departamentos do hospital utilizam a solução da SoftExpert, apoiando todas as atividades de gestão da qualidade e estratégias. A gerente de Qualidade do Hospital Santa Rita, Pâmela Loureiro, conta que a equipe de Gestão da Qualidade se adaptou facilmente aos recursos e parâmetros oferecidos pela ferramenta.

 “Realizamos a capacitação dos usuários para execução de atividades e consulta de forma simplificada, garantindo a continuidade e acessibilidade de todos”.

Qualidade certificada

Com o software consolidado na instituição, por meio da sua acessibilidade, disponibilidade de recursos ágeis e controle efetivo de informações para tomada de decisão estratégica, os resultados refletem no reconhecimento interno e externo. Inclusive, a equipe de Qualidade do Hospital tem demonstrado o seu modelo de gestão para diversos programas de reconhecimento e incentivo à melhoria contínua e excelência da gestão.

Atualmente, o Hospital possui a acreditação máxima da ONA, Nível 3, sendo a ONA – Organização Nacional de Acreditação – a principal certificação nacional aplicada a serviços de saúde e reconhecida pela ISQUA – International Society for Quality in Health Care, a mais importante organização no âmbito mundial que promove a melhoria da qualidade e a segurança na prestação de serviços em saúde. Outro diferencial, destacado por Pâmela, para o sucesso e utilização efetiva do SoftExpert Excellence Suite dentro da instituição é o conhecimento técnico do time da TNX Brasil, hoje SBMTEC Trasnformação Digital, empresa parceira de negócios da SoftExpert, responsável pela implementação e apoio ao cliente.

“Podemos contar com uma equipe com alto conhecimento sobre a ferramenta, excelente performance no suporte técnico e atuação quanto às nossas demandas internas, proporcionando a entrega de soluções adequadas ao nosso perfil organizacional”, ressalta.

No radar dos próximos passos, a companhia planeja intensificar o uso dos componentes relacionados a gestão de pessoas, melhorando ainda mais o fluxo dos processos internos.

“O SoftExpert Suite nos proporciona a aplicação de ferramentas de gestão de forma ágil e efetiva, possibilitando a tomada de decisão e definição de novas estratégias organizacionais. De modo geral, podemos contar com um sistema de gestão estruturado e automatizado por meio do software, fomentando um ambiente inovador e elevando a performance organizacional do Hospital Santa Rita.” Pâmela Loureiro – Gerente de Qualidade do Hospital Santa Rita

 VIXPar: +5.000 documentos controlados e 1300 planos de ação monitorados

 A VIXPar A VIXPar é a marca corporativa do Grupo Águia Branca que integra negócios de logística, gestão e terceirização de frotas e mobilidade. Com mais de 11 mil colaboradores, reúne empresas referência em seus segmentos e atua em quatro frentes: logística dedicada, logística automotiva, gestão e terceirização de frotas e mobilidade urbana, por meio das marcas VIX, Autoport, Servicarga, Let’s, EBEC, VIVA e V1.

Com 5.000 documentos digitalizados e 1.300 planos de ação monitorados, VIXPar alcança novo nível de eficiência operacional. Com o apoio da SBMTEC e a tecnologia SoftExpert, a VIXPar acelerou sua transformação digital ao integrar gestão documental, indicadores e auditorias. A solução simplificou processos complexos, elevando a produtividade das equipes e consolidando a cultura de melhoria contínua em uma estrutura com mais de 11 mil colaboradores.

Quando os processos deixaram de acompanhar o crescimento

Antes da adoção do SoftExpert Suite, a VIXPar enfrentava desafios que afetavam diretamente a agilidade e a sustentabilidade de suas operações:

• Falta de integração nos processos de auditorias e planos de ação, dificultando o acompanhamento de responsabilidades e prazos, e comprometendo a rastreabilidade;
• Gestão documental descentralizada, tornando lento e inseguro o acesso a informações e o controle de versões;
• Indicadores de desempenho dispersos, que dificultavam análises estratégicas e tomadas de decisão assertivas;
• Processos de gestão de mudanças e tratamento de não conformidades manuais e sem padrão, consumindo tempo excessivo e gerando inconsistências. Esses desafios mostraram a necessidade de uma solução integrada, robusta e intuitiva, capaz de trazer mais controle, eficiência e transparência para as operações e para os milhares de colaboradores da VIXPar.

Foi então que a empresa encontrou na SoftExpert um parceiro estratégico: soluções completas, implantação simplificada e um software fácil de usar.

Integração para uma gestão mais inteligente

Para transformar seus processos e alcançar excelência operacional, a VIXPar adotou o SoftExpert Suite, implementando soluções estratégicas que integraram, automatizaram e otimizaram diferentes processos e áreas da operação:

• Gestão de Planos de Ação

Criação de planos de ação conectados a auditorias, não conformidades e outras demandas críticas.

Monitoramento automático de prazos e notificações, garantindo que cada ação corretiva fosse cumprida com precisão.

• Gestão de Documentos

Um repositório único e seguro para todos os documentos corporativos, com controle de versões e acessos.

• Maior conformidade, menos retrabalho e acesso rápido às informações essenciais.
• Maior conformidade, menos retrabalho e acesso rápido às informações essenciais.

• Gestão de Indicadores de Desempenho (KPI)
• Dashboards intuitivos para monitoramento em tempo real dos principais indicadores operacionais e estratégicos.
• Visão integrada que apoia decisões rápidas, confiáveis e alinhadas com os objetivos da empresa.

• Gestão de Processos de Negócio (BPM)
• Automação completa dos processos de gestão de mudanças e tratamento de não conformidades, garantindo padronização e eficiência.
• Rastreabilidade total em todas as etapas, promovendo transparência e conformidade.

O sucesso dessa implementação contou também com o apoio estratégico da SBMTEC, parceiro de décadas. Com consultoria especializada, treinamentos, instalação e parametrização de sistemas, o parceiro garantiu que cada projeto atendesse às necessidades da VIXPar, oferecendo suporte contínuo para uma implantação ágil, segura e eficiente.

Resultados que movem a companhia

A adoção do SoftExpert Suite acelerou a evolução operacional da VIXPar. Hoje, mais de 5.000 documentos, entre procedimentos, formulários e registros regulatórios, são gerenciados de forma centralizada, garantindo rastreabilidade, padronização e tomada de decisão baseada em dados.

O avanço também se reflete na melhoria contínua: em cerca de quatro anos, mais de 1.300 planos de ação foram estruturados e acompanhados em um único ambiente, fortalecendo o cumprimento de prazos, SLAs e responsabilidades. Somado a isso, a gestão de aproximadamente 350 não conformidades, em apenas dois anos, elevou a produtividade, a acurácia das tratativas e a eficiência das equipes.

Com indicadores monitorados em tempo real, visibilidade ampliada e informações consolidadas, a VIXPar conquistou um novo patamar de governança, integração e agilidade operacional.

A trajetória da VIXPar com o SoftExpert Suite mostra que transformação digital vai além da tecnologia, é sobre pessoas, parceria e propósito. Ao unificar processos, fortalecer a cultura de melhoria contínua e adotar soluções integradas, a companhia reafirma seu papel como referência nacional em logística.

“Com o SoftExpert Suite, a gestão da empresa mudou completamente. Processos antes complexos, como controle documental, KPIs, não conformidades e planos de ação, tornaram-se simples e eficientes. A ferramenta é intuitiva, facilitou a adaptação da equipe e garantiu acesso rápido às informações. O resultado: mais tempo, produtividade e uma gestão profissional focada em resultados. Uma solução altamente recomendada para empresas que buscam excelência.” Coordenadora de Qualidade, Elyanne Borges – Coordenadora de Qualidade, Elyanne Borges

BELFAR: Eficiência e segurança documental e 60% menos tempo na aprovação de POPs

 Com 50 anos de trajetória, a Belfar é referência no setor farmacêutico brasileiro, atuando na produção de medicamentos específicos, fitoterápicos, similares e genéricos. Sediada em Belo Horizonte, a empresa conta com outras três unidades na região metropolitana e reúne cerca de 700 colaboradores. Seu portfólio segue em expansão, acompanhando as demandas do mercado e os avanços da indústria.

 O mercado farmacêutico segue crescendo e já movimenta mais de US$ 1,4 trilhão globalmente. Para se destacar nesse ambiente competitivo, as empresas do setor precisam garantir processos ágeis, seguros e em conformidade com normas cada vez mais exigentes.

Com 50 anos de história, a Belfar se consolidou como uma referência no setor farmacêutico brasileiro, produzindo medicamentos específicos, fitoterápicos, similares e genéricos. Com sede em Belo Horizonte e com outras três unidades espalhadas pela região metropolitana de Belo Horizonte, a empresa soma quase 700 colaboradores e um portfólio em constante expansão.

Porém, acompanhar esse crescimento trazia desafios gigantescos:

• Exigências regulatórias cada vez mais rigorosas;
• Morosidade na localização e rastreamento de documentos;
• Processos manuais demorados e burocráticos.

A Gestão da Qualidade tornou-se um gargalo, exigindo uma revolução digital para garantir conformidade, segurança e agilidade nos processos internos.

 Mais eficiência e qualidade aprimorada com SoftExpert Documento

Para enfrentar os desafios da gestão documental, a Belfar adotou o SoftExpert Documento, uma ferramenta projetada para otimizar processos e garantir a conformidade regulatória. Com isso, a digitalização trouxe mais transparência e rastreabilidade, além de reduzir drasticamente o tempo gasto na gestão de documentos. A implementação foi feita pela TNX Brasil, hoje equipe SBMTEC, empresa parceira da SoftExpert.

Hoje, o sistema atende integralmente todas as áreas técnicas da empresa, incluindo Garantia da Qualidade, Validação, Desenvolvimento de Produtos, Controle de Qualidade, Assuntos Regulatórios e Setores Produtivos. Isso garante que todas as áreas tenham acesso às versões mais atualizadas dos documentos essenciais.

Na indústria farmacêutica, a padronização de processos e a conformidade regulatória são fundamentais para garantir a segurança e a qualidade das operações. O Procedimento Operacional Padrão (POP), nesse contexto, é uma ferramenta essencial. Ele descreve, de forma detalhada, os passos necessários para a execução de atividades, garantindo que todos os colaboradores sigam as Boas Práticas de Fabricação (BPF) e outros requisitos regulamentares, assegurando consistência e segurança em todas as etapas da produção.

 A Coordenadora de Garantia da Qualidade e Validação, Kelen Araújo da Torre Siqueira, destaca que a implementação do SoftExpert Documento tem sido crucial para otimizar a gestão dos POPs, garantindo que a empresa tenha um controle mais eficiente sobre a revisão, elaboração e distribuição de cópias, além de facilitar a rastreabilidade e garantir que todas as áreas operacionais utilizem as versões mais atualizadas desses documentos.

 Além disso, no contexto da indústria farmacêutica, o uso de POPs desempenha um papel crucial na redução de riscos, como erros de dosagem e contaminação cruzada, que podem comprometer a segurança do paciente.

 “A solução assegura que todos os documentos estejam sempre atualizados e acessíveis, facilitando o controle de versões e garantindo conformidade regulatória. Com a digitalização, conseguimos otimizar a revisão, elaboração e homologação dos POPs, garantindo não só agilidade, mas também a qualidade e segurança de todo o processo produtivo”, comenta Kelen.

 Acelerando a revisão de POPs com agilidade e conformidade

Os impactos positivos foram percebidos desde os primeiros meses de uso do SoftExpert Suite:

• Redução de 60% no tempo de aprovação de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)
• Automatização da geração de cópias controladas e revisões
• Maior rastreabilidade, agilidade e segurança na gestão documental

Antes da implementação, a empresa criava diversas ferramentas manuais para controle de versionamento e formatação distinta para controle de cópias. Agora, a automação dos processos eliminou esses entraves, permitindo um trabalho mais organizado e eficiente.

Expansão e novas implementações

A adoção do SoftExpert Documento marcou o início da jornada de transformação digital da Belfar. Com isso, a empresa planeja expandir o uso do sistema para outras áreas, aumentar o número de acessos completos e implementar o SoftExpert Treinamento.

 Com a tecnologia a seu favor, a Belfar reafirma seu compromisso de oferecer medicamentos seguros e eficazes, mantendo sua essência de cuidado e inovação para toda a família brasileira.

 “Com o apoio da equipe SBMTEC, implementamos o SoftExpert Suite de forma ágil e eficiente, otimizando a gestão de documentos e garantindo maior rastreabilidade e integridade dos dados. Essa transformação digital fortaleceu nossa conformidade e eficiência operacional, essenciais para um setor tão exigente como o farmacêutico. A Belfar segue pronta para crescer com segurança e excelência, ao lado da SoftExpert.” Kelen Araújo da Torre Siqueira – Coordenadora de Garantia da Qualidade e Validação.